tugas soft skill

1. banyaknya restoran yang menggunakan nota pesanan pelanggan yang telah diberi nomor terlebih dahulu. Setiap layan diberikan nota ini untuk menulis pesanan pelanggan . pelayan diberitahukan untuk tidak membuang satupun nota pelanggan tersebut. Apabila terjadi kesalahan, mereka harus membatalkan nota tersebut dan menulis yang baru. Setiap hari , seluruh nota yang dibatalkan akan dikembalikan ke manajer. Bagaimanakah cara kebijakan ini dapat membantu restoran untuk mengendalikan penerimaan kasnya?

Jawabannya :

Menugaskan seseorang untuk menyimpan sebuah nota yang salah atau tidak jadi kemudian didata kembali guna memberiakan informasi yang lebih jelas untuk si manajer, kemudian membuat data entry bagi nota-nota yang sudah fix di pakain untuk bisa mengetahui seberapa besar pengeluaran sebuah restoran dan seberapa besar keuntungan restoran tersebut dalam beberapa waktu yang di tentukan, agar manajer memperoleh informasi lebih jelas agar bisa memntukan kebijakan-kebijakan apa yng akan di lakukan untuk kemajuan restoran tersebut.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 

DEFINISI :

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan. Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Ahli

1.  Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995, p.5-6) merupakan struktur yang menyatu dalam suatu entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain, untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi dari para pengguna atau pemakainya (users).

2. Beberapa batasan pengertian (definisi) Sistem Informasi Akuntansi lain yang dapat dikutip misalnya pendapat Wilkinson (1990) bahwa sistem informasi akuntansi adalah merupakan sistem informasi formal, memiliki tujuan (kegunaan), tahap, tugas, pengguna, dan sumber daya dan mencakup ke seluruh kegiatan perusahaan dalam penyediaan informasi bagi semua pengguna di perusahaan tersebut.

3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (1996, h.1) pengertiansistem informasi akuntansi adalah, “Kumpulan sumber daya, seperti: manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi.” Informasi ini dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai pengambilan keputusan.

4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menutut Mulyadi (2001, h.3) mendefinisikan, “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”

5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Niswonger, Fess & Warren diterjemahkan oleh Ruswinarto, H. (1995, h.248), adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik, kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan.” 

6. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi  menurut Baridwan (1998, h.6), terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai suatu mengenai usaha suatu kesalahan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha-usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.”

Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor. Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson (1993):

1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.

2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.

3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.

4. Melayani berbagai macam tujuan.

5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).

Tinjauan Mengenai Sistem Informasi Akuntansi

Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Sebagai bahasa bisnis akuntansi menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian-kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada pemakainya. Informasi akuntansi merupakan bagian terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh manajemen. Informasi akuntansi yang dihasilkan oleh suatu sistem dibedakan menjadi dua, yaitu informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen.

Pemakai informasi akuntansi pun terdiri dari dua kelompok, yaitu pemakai eksternal dan pemakai internal. Yang dimaksud dengan pemakai ekseternal mencakup pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, pelanggan, pemasok, pesaing, serikat kerja dan masyarakat. Sedangkan pemakai internal adalah pihak manajer dari berbagai tingkatan dalam organisasi bersangkutan. Sistem Informasi Akuntansi(SIA) dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.

Adapun tujuan Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut:

1. mendukung operasi-operasi sehari-hari

2. mendukung pengambilan keputusan manajemen

3. memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban

Siklus Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa sistem-sistem bagian (sub-system) yang berupa siklus-siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses pencatatan/pengolahan akuntansinya. Siklus akuntansi dibagi menjadi:

1. Siklus pendapatan

2. Siklus pengeluaran kas

3. Siklus konversi

4. Siklus manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

5. Siklus buku besar dan laporan keuangan

Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualan otorisasi .kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Siklus pengeluaran kas merupakan prosedur pengeluaran kas mulai dari proses pembelian sampai ke proses pembayaran. Siklus konversi merupakan siklus produksi mulai dari bahan mentah sampai ke barang jadi. Siklus manajemen Sumber Daya Manusia melibatkan prosedur penggajian. Siklus buku besar dan pelaporan keuangan berupa prosedur pencatatan dan perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan-laporan keuangan yang datanya diambil dari buku besar

Manfaat dalam SIA

    Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

    Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

    Meningkatkan efisiensi

    Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

    Meningkatkan sharing knowledge

    menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

 

Pengertian Pengendalian Intern Serta Hubungan Dengan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem pengendalian intern merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem informasi akuntansi. Tanpa dukungan sistem pengendalian intern yang memadai sistem informasi akuntansi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang handal untuk pengambilan keputusan. Sistem pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk mencegah dan menjaga hal-hal yang tidak diinginkan. Sistem pengendalian intern juga dapat digunakan untuk mengecek kesalahan-kesalahan yang terjadi sehingga dapat dikoreksi.

1. Pengertian Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan dapat dipercaya tidaknya data akuntansi mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

Pengawasan intern (Internal Control) dalam arti sempit, pengawasan intern merupakan pengecekan penjumlahan mendatar (crossfooting) maupun penjumlahan menurun (footing). Dalam artian luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengawasan. Pengawasan intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi, dan membantu dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu.

Berdasarkan dari beberapa definisi yang telah dipaparkan diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern adalah suatu rancangan prosedur organisasional yang mendorong terciptanya kebijakan manajemen untuk menciptakan efisiensi operasional, melindungi aktiva, serta yang terpenting untuk mencegah penyelewengan terhadap aktiva perusahaan.

2. Fungsi Pengendalian Intern

Dengan melihat definisi sistem pengendalian intern di atas maka fungsi pengendalian intern dapat dibagi atas:

    Melindungsi harta perusahaan dari tindakan dan keadaan yang merugikan, misalnya pencurian, kerugian dan kerusakan.

    Mengecek kerusakan data akuntansi, sehingga dapat menghasilkan data yang dapat diandalkan dalam pengambilan keputusan.

    Meningkatkan efisiensi usaha dalam beroperasi. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari pengulangan kerja yang tidak perlu dan merupakan pemborosan dalam seluruh aspek usaha.

    Mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen membuat berbagai peraturan dan prosedur untuk pencapaian tujuan perusahaan.

3. Unsur-unsur Pengendalian Intern yang Berbasis Komputer

Suatu pengendalian intern yang baik tidak luput dari berbagai unsur-unsur yang mendukung. Unsur-unsur pengendalian intern yang berbasis komputer terdiri dari:

a. Pengendalian umum

Pengendalian umum bukan merupakan subtitusi pengendalian aplikasi. Pengendalian umum dipandang perlu tetapi tidak mencukupi bagi pengendalian transaksi. Pengendalian umum merupakan suatu standar dan paduan yang digunakan karyawan dalam melaksanakan fungsinya yaitu:

- Pengendalian organisasi, ditujukan untuk melakukan pemisahan secara jelas antara fungsi pengolahan data elektronik (EDP) dengan fungsi-fungsi lainnya dalam organisasi. Di dalam fungsi EDP itu sendiri perlu diadakan pemisahan antara fungsi perencanaan sistem dan penyusunan program, fungsi operasi fasilitas pengolahan data, serta fungsi  penyimpanan program dan library. Hal ini dimaksud untuk:

    Menciptakan pengecekan silang terhadap ketelitian dan kewajaran perubahan yang dimaksud dalam sistem.

    Mencegah operator komputer melakukan perubahan terhadap program tanpa ijin dan tanpa pengujian terlebih dahulu.

    Mencegah  akses terhadap komputer oleh pihak yang tidak berwenang.

    Mendorong efisiensi karena tiap fungsi memerlukan kemampuan serta keahlian yang berbeda dalam melaksanakan kegiatannya.

- pengendalian terhadap:

    Prosedur penelaahan dan pengesahan sistem baru yang dilaksanakan oleh komisi yang berwenang.

    Prosedur pengujian program yang dilakukan untuk memperoleh keyakinan bahwa program sesuai dengan spesifikasi dan rancangan serta mencakup logika pengambilan keputusan dan pengolahan data.

    Prosedur perubahan program yang dilaksanakan oleh fungsi perancangan sistem dan program. Prosedur ini harus dirumuskan dengan baik untuk tujuan yang tidak diotorisasi.

    Dokumentasi merupakan sarana yang penting untuk memahami dan mengevaluasi program dan merupakan catatan historis terhadap semua perubahan pada program.

b. Pengendalian Transaksi:

- Pengendalian Input:

Pengendalian masukan yang dimaksud untuk meyakinkan bahwa semua data transaksi telah dicatat dengan teliti, lengkap dan tepat waktu. Ada beberapa langkah pengumpulan data yaitu:

    Otorisasi transaksi penjualan yang terkomputerisasi secara tumpuk dilakukan dengan memeriksa tumpukan dokumen sedangkan secara online verifikasi dilakukan dengan menggunakan kata sandi. Jika seseorang pengguna memberikan kata sandi yang benar maka dianggap oleh sistem memiliki otorisasi untuk masuk ke dalam sistem. Prosedur otorisasi umum dapat diperketat dengan membatasi jenis data yang boleh diterima dan mencatat upaya akses ke dalam sistem oleh pengguna.

    Pendesainer screen data entry, harus terprogram dengan baik sehingga memudahkan dalam proses pencatatan data transaksi secara online. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rancangan tampilan layar monitor yaitu: tersedianya layar monitor yang menampilkan format dokumen masukan yang merupakan faktur penjualan pada sistem online, penyesetan tanggal dan waktu transaksi secara otomatis pada tanggal transaksi, adanya kode rekening atau kode produk yang dapat diinput ke dalam komputer.

    Validasi terhadap data input dilakukan dengan melakukan cek validitas yang memeriksa apakah data yang dimaksudkan sudah ada dalam sistem komputer, malekukan cek field (data item) yang memeriksa apakah data yang dimasukkan ke dalam suatu field sudah sesuai, mencek batas untuk memeriksa apakah data kuantitatif yang dmasukkan tidak melewati batas meksimum yang telah ditetapkan, melakukan cek logika untuk memeriksa apakah data input tersebut sudah logis, mencek digit untuk memeriksa apakah kode yang dimasukkan susunannya sudah benar.

    Pengiriman data transaksi dapat dilakukan dengan cek pantulan (echo check) yang dilakukan dengan pengiriman kembali data ke terminal untuk dibandingkan dengan data yang dikirimkan, cek ganda yang dilakukan dengan manambah item data (field) agar akurasi data yang dikirimkan dapat di cek, cek kelengkapan yang dilakukan dengan memeriksa apakah semua data yang diinput telah sesuai. Bila ada data yang belum terkirim maka komputer akan memberikan tanda dengan menampilkan pesan dilayar monitor.

- Pengendalian Proses

Pengendalian proses merupakan pengendalian yang dirancang sesuai dengan aplikasi-aplikasi tertentu. berikut ini kategori pengendalian proses, yaitu:

    Total check dipergunakan untuk mendeteksi apakah semua data yang dioleh sudah lengkap dan telah benar, kontrol check dihitung oleh komputer sewaktu proses pengolahan data dicetak mesin printer dan hasilnya dibandingkan dengan total yang seharusnya.  Pengecekan total hasil penginputan dapat digunakan untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan seperti hilang atau rusaknya data.

    Cek logika proses dilakukan untuk mengetahui kesalahan secara logika data yang dihasilkan oleh proses komputer

    Pengendalian setiap proses dilakukan dengan mencetak laporan setiap kali selesai menjalankan suatu proses. Pengendalian ini sangat tepat untuk pengolahan data secara batch sedangkan untuk pengolahan data secara online dapat dibuatkan pada akhir setiap hari.

- Pengendalian Output

Pengendalian output dirancang untuk menjamin bahwa output yang dihasilkan oleh sistem sudah lengkap, akurat, dan didistribusikan kepada pemakai yang tepat. Pengendalian output meliputi:

1. Pengendalian Pendesainan Format Laporan

Laporan yang merupakan hasil output dari suatu sistem informasi yang baik memudahkan pemakai untuk memahami lebih baik isi laporan tersebut. Ada bebrapa hal penting dalam pendesainan laporan yang baik yaitu: nama laporan merupakan judul halaman dari suatu laporan yang dimaksudkan untuk melakukan identifikasi laporan. Waktu dan tanggal laporan dibuat yang dimaksudkan untuk melakukan pengendalian terhadap berbagai laporan yang dihasilkan selama sehari, jumlah halaman beserta kopiannya dibuat untuk mencegah halaman yang hilang pada saat pendistribusian.

2. Pengendalian Distribusi Laporan Secara Online

Pengendalian distribusi laporan secara online dibutuhkan perusahaan untuk mencegah kemudahan akses oleh pihak yang tidak berhak mendapatkan laporan tersebut. Pengendalian distribusi laporan ini ditujukan kepada sistem jaringan komputer baik pemakai yang dituju maupun pihak EDP sebagai pengelola laporan. Selain itu, sistem jaringan dapat dilengkapi dengan menggunakan perlindungan password. Orang-orang berhak saja dapat mengetahui kata kunci password tersebut.

System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Jenis Penjualan  

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang  teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi  ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Unit Organisasi yang terkait

Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1]  Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :

1. Bagian Order Penjualan
2. Bagian Otorita Kredit
3. Bagian Billing/Piutang
4. Bagian Stock & Delivery
5. Bagian Buku Besar
6. Bagian Pembelian
7. Bagian Gudang
8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik

Dokumen yang digunakan

1. Penawaran Harga  (PH)
2. Order Form  (OF)
3. Memo 
4. Purcahse Order (PO)
5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
6. Berita Acara Penerimaan
7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
   1. 1 & 2 Tembusan pengiriman
   2. 3 Tembusan langganan
   3. 4.  Arsip bagian delivery
8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
9. Invoice/Faktur
   1. 1. Invoice
   2. 2. tembusan Piutang
   3. 3. tembusan Jurnal
   4. 4. arsip di bagian order penjualan
10. Faktur Pajak
    1. 1. Faktur Pajak
    2. 2. Arsip
    3. 3. Extra Copy
11. Kwitansi

Sumber daya

• Hardware         : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link

• Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan

Strukture Organisasi

• Melakukan konsolidasi

Sasaran

• Automatisasi  system akuntansi Penjualan
  • Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
  • Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
  • Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
  • Dll

Waktu yang diperlukan

• Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006

Biaya

• Konsultan/dokumentasi :  -
• Programmer                             :  -
• Pelatihan                                   :  -

Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau  secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek  pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi  sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit

1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan  order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Bagian Stock & Delivery

1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

Bagian Gudang

1. Menerima Perintah/Permintaan Barang
2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang  kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada  Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

Penjualan Barang Dari Stock Gudang

1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
5. Menyerahkan barang kepada customer
6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
7. Meminta Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada  bagian Invoice  (melalui Kurir)
9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

Bagian Invoice/Faktur

1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan Dokumen
   1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
   2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
   3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan  dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang

1. Menerima faktur lembar ke-2  & 3 dari bagian Invoice
2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6. Membuat surat penagihan

B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan

1. Menerima copy list penjualan harian  yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal)  dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

Bagian Jurnal Pembelian

1. Menerima  Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi  dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

sumber :

 awsitee.blogspot.com

ilmuakuntansi.web.id

eliscikuk.blogspot.com

www.ilmu-ekonomi.com

irwan-cahyadi.blogspot.com